業務効率化のためには整理整頓が大事、PC内も同じ


私はパソコンのデスクトップには何もデータを保存しません。
データの整理整頓が効率化には欠かせません。

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とりあえずデスクトップ

業務をしながら、とりあえずデスクトップに保存するのは全然構いません。
私も常にやります。

一旦はデスクトップに仮保存しますが、翌朝には必ず所定の場所に収めるようにしています。

デスクトップに放置しておくと気になりますし、データが迷子になりやすくなります。
デスクトップにある古いデータの中身を確認する作業も無駄です。
パソコン画面をお客様に直接見せることもあるので、そのときにデータが散乱していたら信用を失います。
プロジェクターを使う場合も同様です。

デスクトップには何も置かないのが理想です。

データはDropboxへ

基本的にデータはDropboxに保存しています。
クラウド上にあるのでパソコンが破損してもデータは残ります。

Dropboxへの保存はパソコン内に保存するのと操作感覚は変わりません。
直接インターネットを通じてクラウド上に保存するものではありません。

一旦パソコン内に保存してからクラウドに保存されます。
なので操作する感覚はDocumentsなどに保存するのと変わりません。

2GBまで無料で使えるので使わない手はありません。
私はまだ無料プランで足りています。

足りなくなれば月額1,200円(税抜き)で1TB(1,000GB)使えるプランもあります。

外部とファイルを共有することができるのでとても効率的です。
私はお客様とファイルを共有しているので、メールでデータをやり取りすることがほとんどありません。

メールのやりとり自体も少なくなっています。
(チャットワークを導入して以来お客様とのメールはほとんどなくなりました。)

データのタイトルを統一して管理する

保存場所を整理すると同時にデータのタイトルも管理する必要があります。
タイトルの把握ができていれば、パソコン内の検索でどこにあっても簡単に探すことができます。

シンプルでわかりやすいタイトルルールを作ることをオススメします。

まとめ

データは整理整頓して保存しておかないと迷子になってしまします。
日々の業務で”探す”というのはとても無駄な時間です。

デスクトップにあったり、Documentsにあったり、USBに入っていたりすると混乱します。

保存場所を決めてタイトルを統一して保存すると効率的に管理できます。


〜 なんてことのない日々 〜

先日ふと思い立ってスカイツリーに初めて登りました。
近くに住んでいるといつでも行けるので、なかなか行くきっかけがありません(笑)

残念ながら富士山までは見えませんでしたが楽しめました。

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足元がガラスの床。
娘は全然平気なようでした(笑)

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帰りにスカイツリー下にある六厘舎でつけ麺。
麺が太くて美味しかったです(笑)

税理士やってます。

税理士 西野伸太郎

クラウドを活用した業務効率化を得意としています。
事務負担を極力減らし、本業に専念することをサポートします。

顧問契約不要のスポット相談も承っております。
インボイス制度、電子帳簿保存法への対応など、質問あればご連絡ください。
対面もしくはZOOMなどで回答いたします。
事務所HPの「お問い合わせ」からお願いします。

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