チャットワークはグループとタスクをフル活用しよう

ビジネスでの利用が拡大しているチャットワーク。
使えば使うほど便利だと感じます。
特に細かくグループを作ることで威力を発揮します。

チャットワークの強みは可視化性

チャットワークがビジネス利用で選ばれている大きな理由はグループとタスク管理でしょう。
グループを作って書き込むことで全体での情報共有ができます。

スタッフが考えていること、進めているプロジェクト、お客様との関係などがシンプルに“見える”ことに価値があります。

グループにタスク管理を組み合わせることで伝達ミスやモレを減らすことができます。

細かくグループを作ってもアクティブなグループが上位に表示されるので埋もれることはありません。

チャットワークを有効に使うにはグループ作りがポイントになります。
部署ごと、プロジェクトごと、お客様ごと、目的ごとなど細かくグループを作ることで威力を発揮します。
会社で一つボンッと作って終わりではありません。

例えばお客様ごとにグループを作って、担当者・他の営業マン・部長・社長が参加すればお客様ごとの現状を全体で把握することができます。

目的ごとでは「折り返し電話必要」などのグループを作り、折り返し電話が必要な場合はそこに書き込むことをルール化します。
モレがあってはならないメッセージはタスクにして管理します。

チャットワークのタスク管理は便利です。
担当者や期限を設定して相手に仕事を依頼することができます。
グループ内でタスクを使うことでミスやモレを減らす効果があります。

例えば「折り返し電話必要」というグループを作ったとします。
電話を受けた者はそのグループに書き込みます。
タスクにすると完了したのか未完了なのかが一目でわかります。

「自分のタスクのみ表示」にチェックを入れれば自分宛のタスクだけを表示することもできます。

チャックを外せば未完了のタスク全てが表示されます。

多くの目でタスクを管理することでモレ防止につながります。

タスクの一覧をみれば他のグループでも未完了タスクが一目でわかります。

タスクが見えることでやらなければいけないことが見えてきます。

折り返し電話が必要な場合などは定型のフォーマットがあると便利です。
電話を受けた時間、会社名、名前、電話番号、内容など最低限必要な情報は入力しなければなりません。
定型フォーマットはグループの概要に記載すると便利です。

グループを作ると右上に概要が表示されます。

そこに定型フォーマットを入れておくとコピーすることができます。
タスクに貼り付ければ簡単に定型フォーマットを使うことができます。

チャットワークを無料で使えるのは１４グループまでです。
１５グループ以上必要な場合は有料プランに申し込む必要があります。
月額400円（税抜き）で使えます。組織でユーザー管理が必要な場合は月額500円（税抜き）で使えます。

チャットワーク社HPより

チャットワークの有効活用のカギはグループにあると思います。
有料になったとしても価値は十分にあると思いますので効果的なグループを作っていくことをオススメします。

チャットを使っていると本当に便利だと感じます。
距離も時間も関係なく会話形式でやり取りができる。
コミュニケーションの仕方も働き方も変わってきました。

チャットワークはシンプルな作りで必要な機能が備わっています。
グループとタスクをフル活用して経営に役立てていきましょう。

〜　なんてことのない日々　〜

今週は娘の３歳の誕生日がありました。
言葉は達者で、仕事中に
「パパ遊ぼ！」と言われ
「今お仕事してるからちょっと待って」と言うと
「わがまま言わないの！」と言われてしまいました（笑）
日々成長しています。

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